10 Razones para Elaborar un Presupuesto Anual
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10 Razones para Elaborar un Presupuesto Anual

Elaborar un presupuesto anual de una empresa tiene la intención de lograr objetivos como mantener la rentabilidad, elevar la productividad o impulsar el crecimiento de una empresa,  siendo necesario prever cómo gestionar los recursos de la empresa u organización. 

También es conocido como una herramienta para ayudar a decidir en qué se debe invertir o de como implementar medidas de ahorro para lograr que la empresa se considere rentable y exitosa durante un periodo de tiempo determinado. 

Es necesario tener muy en cuenta que la planeación del presupuesto debe seguir un orden bastante estricto ya que los cimientos establecidos dependen de la solidez con la que sea elaborado el plan estratégico. 

Principalmente se debe definir la situación financiera, partiendo de una base real para hacer proyecciones alcanzables, analizando cuáles han sido las tendencias de gastos o de ingresos de la empresa en los últimos años para así prever ventas y/o necesidades financieras.

Se deben establecer objetivos empresariales ya que las metas estratégicas dependen del uso que se le dé a los recursos e inversiones que se hagan en el plan de producción para lograr el crecimiento del capital.

Siendo necesario determinar los costos definiendo a cuánto ascendieron los gastos de cada departamento y así saber exactamente cuánto se debe vender para cubrir los gastos y mantener la empresa rentable, así como también realizar proyecciones de flujo del efectivo estableciendo límites de gastos así como metas de ventas. 

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Definiendo de manera aproximada los números de la empresa y así saber si se contará con el efectivo para seguir cubriendo los gastos operativos con sus propios ingresos.

En caso de no dar con los objetivos planeados se debe planear acciones concretas para así impulsar las ventas, hacer recortes de gastos o finalmente recurrir a fuentes de financiamientos.

Se deben de asignar recursos a cada área dotando a cada uno de los recursos necesarios para contribuir a las operaciones de la empresa revisando constantemente los presupuestos para no olvidar que un presupuesto anual es una proyección a la que se deberá dar seguimiento para ver si se apega a las realidades a las que se enfrenta la empresa.

En caso de detectar diferencias importantes que vayan en detrimento de los resultados generales de la empresa, será posible actuar con tiempo y de forma eficiente.

Por lo que se recomienda hacer un plan de presupuesto anual mediante la ayuda de un consultor para realizar la elaboración correcta de la planificación financiera aunque se corre el riesgo de contratar a un especialista con el que no te puedas a llegar a sentir familiarizado.

Pero sin embargo es preferible ese riesgo siempre y cuando el margen de error de la planificación financiera sea nulo o muy bajo permitiendo optimizar los resultados con una gestión más calificada, preparando la empresa con la gestión de riesgo financiero el cual se trata de una condición para el éxito de la empresa. 

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Es necesario empezar poniendo orden a tus finanzas personales, analizando tu situación financiera y tener un balance personal adecuado ya que esto se trata de un buen indicador de tu salud económica ya que su cálculo resulta rápido fácil y sencillo

También puede ser utilizado como un valor de referencia para analizar la evolución de tus finanzas en el futuro, te servirá como base para establecer tus objetivos financieros y finalmente resulta motivador ir dando seguimiento a cómo va evolucionando tu patrimonio.

Conocer tu patrimonio resulta crucial para saber con cuánto dinero cuentas, por lo que hay que sumar los activos de la empresa por una parte como por ejemplo propiedades, ahorros, bienes, acciones y restar lo que se debe como créditos, pagos a proveedores y el resultado final será el patrimonio, un total que debería ser revisado trimestralmente.

Gastos fijos y variables

Otra de las claves en la elaboración del presupuesto es conocer de cerca los gastos que se van a adquirir ya que son imposible saberlos a ciencia cierta, pero si o si se deben de calcular los gastos fijos como por ejemplo alquiler de maquinaria y de locales, nóminas y seguros.

Se recomienda hacerse una idea de los gastos variables que se tengan, los que dependen de la producción, el coste de las materias primas y otros factores que en ocasiones se escapan del control humano.

10 Ideas para elaborar un presupuesto anual

Un presupuesto nunca será un documento exacto ya que son hechos en base a estimaciones en las que los gastos son (supuestos) aunque aun así es necesario contar con un punto de partida para hacer los cálculos o el resultado será irreal no concordante. 

1- Elaborar un plan estratégico y metas organizacionales

Definidas fijando metas específicas, medibles y realistas ya que aportan a tu presupuesto un objetivo real e importante.

Finalmente servirá como motivación para llevar el plan a cabo, por ejemplo: una meta podría ser aumentar la utilidad neta en un 5% culminando el año fiscal. 

2- Determinar montos límites para cada categoría de gastos

Esto ayudará a no exceder los gastos previamente planteados.

3- Pronosticar ventas o ingresos

Principalmente contando el monto de las ventas estimadas aunque para poder determinar este número fundamentalmente se debe tener en cuenta factores como por ejemplo:

  1. Demanda estimada del producto.
  2. Mercado meta.
  3. Competencia directa o indirecta. 
  4. Precio promedio de mercado del producto y/o servicios. 
  5. Capacidad de producción. 

Existen una diversa cantidad de métodos para realizar un pronóstico de ventas como por ejemplo:

  1. Datos históricos.
  2. Tendencias del mercado.
  3. Ventas potenciales del mercado.
  4. Juicios personales.

4- Presupuestar gastos (costos fijos y variables)

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En el caso de toda empresa es importante el acceso a herramientas que permitan el control y seguimiento sobre las futuras o realizadas inversiones y las salidas del dinero, por tal razón el presupuesto de gastos toma importancia.

Detallando cada uno de los gastos y disponiendo de los recursos de manera eficiente, para estimarlo es crucial considerar los siguientes puntos:

  1. Gastos generales de la compañía.
  2. Proyectos planeados. 
  3. Imprevistos. 

 5- Pronosticar flujo de efectivo

El flujo de efectivo proyectado sirve para hacer una planificación y se pueda hacer un mejor uso con los ingresos y el efectivo.

El uso de esta herramienta se puede realizar mediante la utilización de dos métodos que son:

  1. Método indirecto. 
  2. Método directo.

6- Estructurar el presupuesto de todas las áreas de la organización

Como parte del proceso de la implementación de presupuestos en la empresa, es crucial que las áreas operativas cuenten con su debido presupuesto individual para que así sea más práctico su control y seguimiento.

Al suministrar los presupuestos por cada área de operación se tienen ventajas como por ejemplo: 

(1)Motivación y retos para los empleados.     

(2) Brinda la responsabilidad a cada empleado asignado. 

(3)  Evita que los objetivos operacionales sean manipulados por encargados.

(4) Consolidar la estructura organizacional.

(5) Fomenta la planeación y anticipación delimitando autoridad y responsabilidad.

7- Programar revisiones periódicas de seguimiento 

Para realizar un proceso de revisión del presupuesto es  necesario examinar el actual y comparar montos estimados con el gasto y/o que ingreso real se obtuvo.

Así tu empresa esté bien gestionada se deben de realizar continuamente las revisiones en un ciclo de mejora continua buscando siempre obtener la mayor rentabilidad sin disminuir la calidad de los productos o servicios ofrecidos por parte de la empresa. 

8- Tomar acciones respecto a las variaciones de resultados vs presupuestos

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A medida que se van realizando las revisiones del presupuesto se hace frente a la situación y desempeño real de la empresa de acuerdo a los recursos asignados en el mismo. 

En el caso de detectar una desviación es importante que se lleven a cabo las acciones pertinentes, en el caso de que el desvío de dinero venga por un mal manejo por parte del personal encargado es crítico. 

La planeación financiera a través de un presupuesto será la encargada de dar a la organización un buen financiamiento, más ordenado y dispuesto a aprovechar las oportunidades y recursos financieros, prever las necesidades de dinero con autoridad y priorizar su aplicación buscando una mayor rentabilidad.

Se puede contar con el  ERP SAP Business One como tu aliado  ya que tendrás una gran herramienta dispuesta a generar la información más confiable y a su vez te ayudará a realizar tus presupuestos de manera eficiente logrando tener una empresa rentable y productiva que funcione como una maquinaria perfectamente engrasada.

9- Crear cultura financiera entre el personal

Una parte importante al elaborar un presupuesto anual es concientizar a tu personal sobre la importancia de llevar un adecuado control y seguimiento del presupuesto anual y sobre los beneficios que tendrán a largo plazo.

10- Adquiere nuevas tecnologías

Esto te permitirá tener un mejor control y organización en tu empresa u organización.

Para que el presupuesto anual sea el indicado se deben de hacer ajustes necesarios como por ejemplo hacer comparaciones entre presupuestos y los resultados reales obtenidos cada mes o bimestralmente, permitiendo tomar decisiones informadas que apunten a la rentabilidad de la empresa.

La clave está en el manejo eficiente de los recursos, para que la empresa logre ser competitiva y alcance sus metas estratégicas.

De nada sirve hacer levantamientos y previsiones presupuestarias si estos informes no son seguidos muy de cerca por los responsables de la empresa o personal de confianza de la misma, conociendo la planificación detalladamente por parte de los gestores para que se puedan corregir los errores y se hagan preguntas sobre el presupuesto para estar conformes al elaborar un presupuesto anual.

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